'E-factureren is nog maar het begin', zegt Fred van Blommestein
Fred van Blommestein is vanaf het allereerste begin betrokken bij de ontwikkeling van e-factureren. Dat was eind jaren tachtig. Tot op de dag van vandaag is hij actief in dit werkveld, onder andere als lid van het Nationaal Multi-belanghebbenden Forum e-Procurement (NMBF). Hij vertelt waar we nu staan met e-factureren, welke voordelen het biedt en wat zijn ambities zijn.
Wat is e-factureren en waarom is het een goed idee?
Een e-factuur is een volledig elektronische factuur die van de computer van de verzender rechtstreeks naar die van de ontvanger gaat. De gegevens van een e-factuur worden direct ingelezen in de boekhoudsoftware van de ontvanger. Een pdf is dus geen e-factuur, want een pdf moet je printen of vanuit het scherm overtypen in je eigen systeem. Als je die tussenstap van een factuur op papier of in de vorm van een pdf overslaat, levert dat veel voordelen op.
Wat zijn de voordelen van e-factureren dan?
Het belangrijkste voordeel is dat het minder fouten oplevert. Doordat een e-factuur rechtstreeks van de ene naar de andere computer gaat, zijn er geen typfouten meer en ook minder interpretatiefouten bij het invoeren van de factuur. Er vallen dus minder facturen uit. Dat scheelt heel veel tijd en geld, want er hoeven minder problemen te worden opgelost in het factureringsproces. Het tweede voordeel van e-factureren is snelheid. Een e-factuur kan veel sneller verwerkt worden en dus ook veel sneller worden betaald. Binnen een week na ontvangst is niet onrealistisch. Het derde voordeel van e-factureren is de spin-off die het geeft in het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Als je eenmaal overstapt op e-factureren, zie je waarschijnlijk al snel dat er ook voordeel valt te behalen bij het digitaliseren van andere bedrijfsprocessen. De stap naar e-procurement is dan snel gezet.
E-factureren is dus ook een aanzet tot e-procurement?
Ja, de factuur een goed startpunt om facturerings- en boekhoudsystemen digitaal met elkaar te verbinden, want de basisinformatie op iedere factuur is hetzelfde. Die is voorgeschreven door de Belastingdienst. Dat maakt het overzichtelijk. Het einddoel op langere termijn is verdergaande elektronische uitwisseling tussen overheden, bedrijven en andere organisaties. Daarbij kan je ook denken aan e-procurement, want een factuur is tenslotte slechts een van de onderdelen van het e-procurement-proces. De volgende stap zal dan ook zijn om orders en leverberichten via een standaard elektronisch uit te wisselen. E-factureren is het begin van een ontwikkeling, zeker niet het eindresultaat, hoewel er op dit moment nog genoeg valt te winnen met e-factureren op zichzelf.
Wat is er nodig om de ambities voor e-factureren waar te maken?
Waar op dit moment de grote uitdaging zit, is om het bedrijfsleven zover te krijgen dat ze hun facturen elektronisch gaan sturen. De centrale overheid is er al helemaal klaar voor, die kan van haar leveranciers e-facturen ontvangen. De lagere overheden zijn er ook bijna allemaal op ingericht, semi-overheden als ziekenhuizen en universiteiten lopen nog wat achter. Maar zo'n roll-out naar het bedrijfsleven is nu de grootste uitdaging. Het idee is dat de overheid optreedt als launching customer. In Nederland ontvangt de overheid zo'n twintig procent van de facturen. Die twintig procent moet een aanjager zijn voor de overige tachtig procent. De gedachte is: als een leverancier toch al in staat is om e-factureren te sturen aan de overheid, zal hij dit ook eerder doen bij andere klanten. Verder probeert de overheid te faciliteren en te stimuleren: alle softwarepakketten, ook die van kleinere bedrijven, worden bijvoorbeeld zo aangepast dat ze e-facturen kunnen versturen en ontvangen. Dan kunnen ook kleine ondernemers met één druk op de knop overschakelen op e-factureren.
Hoe kan ik als ondernemer beginnen met e-factureren en waar moet ik op letten?
Je kan je het beste richten tot de leverancier van je boekhoudpakket of logistieke pakket. Aan hen vraag je of ze een module hebben voor e-factureren en hoe je die kan aanzetten. Dat is het idee. Verder is het belangrijk dat je software voldoet aan de norm voor e-factureren en een aansluiting heeft bij Simplerinvoicing of bij Peppol. Peppol is het internationale netwerk voor e-factureren en Simplerinvoicing is de Nederlandse aansluiting daarop. Als je bent aangesloten op Simplerinvoicing, ben je automatisch ook op het Peppol-netwerk aangesloten. Dat is alles. Dan kan je e-facturen gaan versturen. (De rol van Simplerinvoicing is per 1 oktober 2020 overgenomen door de Nederlandse Peppolautoriteit, red.)
Hoe bent u zelf eigenlijk met e-factureren in aanraking gekomen?
Vanaf eind jaren tachtig ben ik met tussenpozen steeds betrokken geweest bij de ontwikkeling van standaarden voor e-factureren. Ik heb meegewerkt aan de EDIFACT-standaard die in de levensmiddelenbranche is ontwikkeld rond 1989. Het initiatief daarvoor kwam van bedrijven als Ahold en Unilever, in samenwerking met Britse en Amerikaanse ondernemingen. Uit EDIFACT is ook UBL ontstaan, een andere standaard voor e-factureren. De eerste standaarden voor e-factureren waren zo complex dat er vaak maandenlange projecten nodig waren als twee bedrijven elkaar e-facturen wilden sturen. Dat zat brede invoering in de weg. Het kwam maar in enkele sectoren van de grond, bijvoorbeeld in de levensmiddelensector en in de auto-industrie. Daardoor kwam in Nederland en eigenlijk tegelijkertijd in de Europese Unie de gedachte op dat dit anders moest, met een gebruiksvriendelijker standaard. Voor het Europese normalisatie-instituut CEN heb ik ook al gewerkt aan elektronische berichtuitwisseling voor aanbestedingen, orders, leverberichten en facturen. Dus toen de Europese Commissie bedacht dat er een richtlijn nodig was voor e-factureren in Europa, werd ik lead editor bij het ontwikkelen van de Europese norm voor e-factureren.
U bent ook lid van het NMBF, wat is daar uw rol?
Bij het NMBF ben ik een van de leden, ik heb daar wat meer een adviesrol. Lang voordat het NMBF bestond was ik al betrokken bij overleggen en brainstormsessies op het ministerie van Economische Zaken over de digitalisering van de maatschappij. Dat spitste zich later toe op e-factureren. Van daaruit is mijn betrokkenheid bij het NMBF ontstaan. Daarnaast vertegenwoordig ik het NMBF ook in het Europese forum voor e-factureren, het EMSFEI. Elke EU-lidstaat heeft twee vertegenwoordigers in het EMSFEI, een overheidsfunctionaris en iemand die het bedrijfsleven vertegenwoordigt. Ik ben in dit verband de vertegenwoordiger van het bedrijfsleven.