E-factureren helpt mkb'ers binnen dertig dagen betaald te krijgen
Betaalme.nu is een not-for-profit-initiatief dat zich ervoor inzet dat grote bedrijven hun leveranciers uit het mkb binnen dertig dagen betalen. Dat vereist bij het factureringsproces in de eerste plaats een goede samenwerking tussen mkb-leveranciers en hun afnemers. E-factureren helpt daar zeker bij, vertelt Joost van den Hondel namens Betaalme.nu.
Betaalme.nu richt zich met steun van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) en MKB-Nederland op het vrijmaken van liquiditeit voor het mkb. Het centrale doel is daarbij dat een mkb-leverancier wanneer hij een factuur stuurt aan een grote afnemer binnen dertig dagen betaald krijgt. Als dit langer duurt, heeft dat nadelen voor de ondernemer doordat deze niet over zijn geld kan beschikken. De liquiditeit van de mkb-ondernemer zit dan als het ware vast in uitstaande facturen. Dit remt de investerings- en ontwikkelingsmogelijkheden van deze groep ondernemers. Soms zorgt het zelfs voor financiële problemen, vertelt Van den Hondel.
Samenwerking als basis
Goede samenwerking tussen mkb-leveranciers en afnemers in het order-to-cash-proces is cruciaal voor het verkorten van de betaaltermijn. Meer dan zestig grote bedrijven, waaronder KPN, Philips, Jumbo en ABN Amro, maar ook waterschappen en het Amsterdamse havenbedrijf steunen het initiatief van Betaalme.nu. "De mkb'er moet ervoor zorgen dat zijn factuur tijdig en foutloos wordt aangeleverd, in het format dat de afnemer vraagt. De afnemer moet ervoor zorgen dat zijn processen zo zijn ingericht dat facturen binnen dertig dagen kunnen worden goedgekeurd en betaald", aldus Van den Hondel. "Wij richten ons daarom zowel op mkb'ers als op hun afnemers."
Mkb'ers ondersteunen
"Aan de ene kant informeren we mkb'ers met het MKB Loket op de website van Betaalme.nu, waar artikelen staan met adviezen en tips over de belangrijkste uitdagingen waar mkb'ers mee te maken hebben. Aan de andere kant promoten we ook technische oplossingen om het factureringsproces te optimaliseren bij zowel de afnemer als de mkb-leverancier. Daarnaast bemiddelt Betaalme.nu ook bij factureringsproblemen, wanneer leveranciers en afnemers er onderling niet meteen uitkomen", vertelt Van den Hondel.
Kortere betaaltermijn in zicht
Nu er een wetsvoorstel is ingediend om de betaaltermijn van facturen van mkb'ers aan grote bedrijven terug te brengen naar maximaal dertig dagen, is een belangrijk doel in zicht voor Betaalme.nu. "Het scheelt veel dat een kleine leverancier niet meer over de betaaltermijn hoeft te onderhandelen. Dan is het bij wet geregeld. Als het nog sneller moet, dan zijn er voor de leverancier nog aanvullende financieringsmogelijkheden, zoals ketenfinanciering of het verkopen van een factuur. Het is aan de ondernemer om te bepalen welke mogelijkheid het beste in zijn behoefte voorziet."
E-factureren als versneller
Bij het verder stroomlijnen en vergemakkelijken van het factureringsproces zelf is echter ook nog veel te winnen. Bijvoorbeeld via e-factureren, dat de verzending van facturen en het beheer van openstaande facturen gemakkelijker maakt. Vanuit die gedachte is Van den Hondel namens Betaalme.nu lid van het Nationaal Multi-belanghebbenden Forum e-Factureren (NMBF). Hij zegt hierover: "Ik vind dat we met elkaar e-factureren en e-procurement moeten bevorderen, dat we daar alles aan moeten doen. De e-factuur is vanuit mijn perspectief een randvoorwaarde voor liquiditeit binnen dertig dagen. Ik hoop dat ik dat door mijn deelname aan het NMBF kan promoten en die insteek kan bewaken."
Rol binnen het NMBF
"We hebben met Betaalme.nu contacten met allerlei grote bedrijven in Nederland en ook met solution providers die e-facturatieoplossingen aanbieden. Met de focus op liquiditeit voor het mkb binnen dertig dagen, verzamelen we best practices voor zowel leveranciers als afnemers en communiceren daarover. Ik denk dat dit toegevoegde waarde kan hebben binnen het NMBF, doordat we weten wat er speelt in de markt en bij mkb'ers", zegt Van den Hondel over zijn NMBF-lidmaatschap. "Leveranciers geven bijvoorbeeld aan dat het lastig is dat verschillende afnemers allemaal verschillende factuureisen hebben. Afnemers geven aan dat ze e-factureren voor hun leveranciers volledig willen invoeren. Dan vind ik het logisch om samen met leveranciers, afnemers en technische experts verder te werken aan een oplossing als Peppol. Als je dat nou compleet zou omarmen als standaard, ook vanuit het bedrijfsleven - de overheid heeft er al voor gekozen - wat zijn dan de voordelen voor alle partijen?"
Gezamenlijk verbeterpunten bepalen
Van den Hondel vindt dat de voordelen van e-factureren duidelijk moeten zijn voor grote afnemers, maar ook voor mkb-leveranciers. "Zo hebben we gesprekken met ondernemers die veel werken met verschillende gemeentes. Ze gebruiken maar in sommige gevallen Peppol, terwijl dat wel in hun boekhoudpakket zit. Van de ondernemers die het wel gebruiken wil ik heel graag horen waarom het gemakkelijk voor ze is en wat er in de praktijk misschien nog beter kan", zegt hij. Ook wil ik van gemeentes weten waarom ze bijvoorbeeld Peppol wel of niet promoten bij hun leveranciers. Dan kunnen we dit gezamenlijk vertalen naar verbeterpunten. Voor het NMBF ziet Van den Hondel een belangrijke rol weggelegd in het bij elkaar brengen van de verschillende partijen die bij e-factureren betrokken zijn: "Onder de leden van het NMBF zie ik de logische partijen bij elkaar komen en richting geven aan de discussie over e-factureren en daarmee aan de beleidsmakers in Nederland."
Peppol als standaard
Over de steeds bekender wordende Peppol-standaard voor e-factureren, zegt Van den Hondel: "Steeds meer boekhoudpakketten gebruiken Peppol als standaard e-factureringsoplossing. Dan zou het toch fantastisch zijn als dit gewoon de manier wordt voor factureren in Nederland en Europa of misschien wel wereldwijd? Het is veilig, betrouwbaar en wordt ondersteund door de juiste partijen. Daarom lijkt het mij een van de grote kanshebbers om de belangrijkste standaard te worden. Ik ben heel erg voor een standaard. Ik vind dat de leverancier zich eigenlijk niet moet bezighouden met hoe het technisch allemaal werkt, maar alleen hoeft te weten dat het veilig is, dat het snel is, en dat hij hiermee heel veel afnemers kan factureren."
"De overheid heeft nu de belangrijkste eerste stappen gezet. Ze hebben de keuze gemaakt om Peppol te omarmen als standaard in Nederland en Europa. Nu zouden ze het nog verder kunnen promoten bij leveranciers, als voorkeursmethode. Met verdere digitalisering door bijvoorbeeld e-orders en elektronische prestatieverklaringen kan uitbetalen bovendien nog sneller. Ik ben ervan overtuigd dat ondernemers het meer gaan gebruiken als ze het eenmaal hebben ingericht en de voordelen ervan merken."
Interview en tekst: Remon Scheinhardt