'De overstap op e-factureren was zo geregeld'

Als controller begeleidde Ilona Heijkoop de overstap op e-factureren bij adviesbureau Hooghiemstra & Partners. "Het ging eigenlijk probleemloos", vertelt zij. "We maakten een planning en onze softwareleverancier hielp ons bij de implementatie." Wel heeft zij nog wensen voor meer soorten statusberichten, zodat je kan zien wat er precies gebeurt met een verstuurde e-factuur.

"Het was eigenlijk een moetje", vertelt Heijkoop over de aanleiding om te starten met e-factureren. "Hooghiemstra & Partners levert juridische dienstverlening en advies en heeft veel ministeries als klant. Die gaven aan dat zij binnen afzienbare tijd alleen nog e-facturen accepteren. Dat zorgt ervoor dat wij nu de overstap hebben gemaakt. We gebruikten altijd een los urenschrijfprogramma. Daar zijn we mee gestopt. De leverancier van ons administratiepakket levert zowel e-factureren als een oplossing voor uren schrijven. Dat doen we nu dus vanuit hetzelfde pakket. Van daaruit kon ik ook onze aansluiting op Peppol eenvoudig regelen."

Verandering is spannend

"Als je facturering goed loopt en je kent je systeem goed, dan is het niet gemakkelijk om iets nieuws te gaan doen waarvan je niet weet hoe het uitpakt", vertelt Heijkoop. "Je wilt je facturen op tijd de deur uit hebben, daarmee zorg je voor liquiditeit tenslotte. Daarin wil je niet achterlopen. Daarom is het belangrijk om de overstap op e-factureren goed te plannen. Dan weet je zeker dat je al je facturen gewoon op tijd verstuurt zoals je gewend bent. Toen we echt van start gingen met e-factureren, vond ik dat best even spannend."

Implementatie plannen

"Voor de implementatie hebben we zelf een plan opgesteld", aldus Heijkoop. "We hebben een overgangsperiode van een maand gekozen. Vooral om de nieuwe oplossing voor uren schrijven uit te proberen naast de bestaande. Onze softwareleverancier kwam twee trainingen geven. Eentje voor de medewerkers die uren schrijven en eentje om het management te leren goede managementinformatie uit het systeem te halen. Dat ging allemaal heel vloeiend, moet ik zeggen. Er waren een paar hick-ups, bijvoorbeeld met de lay-out van facturen, maar dat werd snel opgelost door onze softwareleverancier."

E-facturen naast reguliere facturen

"Nu versturen we dus e-facturen naar klanten die daarom vragen, vooral de Rijksoverheid. Nadat ik e-factureren eenmalig heb ingesteld bij een klant, gaat het daarna automatisch via Peppol. Alle onze andere klanten krijgen de factuur nog als pdf via e-mail. De verhouding tussen e-factureren en pdf-facturen per e-mail is nu ongeveer fifty-fifty", schat Heijkoop in. "Wat mij verbaast is dat we in Nederland met zijn allen heel veel digitaal doen, dat zien we nu ook tijdens de coronacrisis, maar e-factureren komt niet zo goed van de grond nog, terwijl het echt gemakkelijker is en sneller. Ik denk dat we het gewoon moeten doen met zijn allen."

Voordelen van e-factureren

"E-factureren gaat fantastisch snel in de gevallen waarin het goed gaat. Dat is gelukkig het overgrote merendeel. De betaling komt heel snel, je hebt er geen omkijken naar," zegt Heijkoop. "Ook de veiligheid is goed. Doordat de ontvanger een OIN (organisatie-identificatienummer, red.) heeft, weet je zeker dat een factuur bij de juiste persoon in een organisatie aankomt. Bovendien staat de factuur meteen in de administratie van de ontvanger. In je eigen administratie is een e-factuur meteen ook in de omzet geboekt. Het levert echt een betere workflow op. Ik denk dat er alleen maar voordelen aan zitten."

Wat beter kan

"Voor e-facturen zie ik nog wel verbeterpunten. Het belangrijkste zijn de statusberichten. De enige status die ik nu kan zien, is wel of niet succesvol 'afgeleverd'. Daar gaat het nog weleens mis, want succesvol afgeleverd betekent niet altijd dat de ontvanger de factuur ook in behandeling heeft genomen. Dus meer soorten statusberichten zouden handig zijn. Bijvoorbeeld de statussen 'in behandeling' en 'verwerkt', naast 'afgeleverd'. Verder lijkt het me helemaal mooi als ook een offerte digitaal geaccepteerd zou kunnen worden. Stel dat er dan ook meteen een budget vrijkomt in het projectenoverzicht van je administratie, waarop uren geboekt kunnen worden. Dat zou fantastisch zijn. Zo krijg je een helemaal digitale workflow van offerte tot facturering.