'Investeren in samenwerking maakt van e-factureren een succes'

Bij de provincie Zeeland werkt Arie van Duin met groot enthousiasme aan het digitaliseren van het inkoopproces. Als inkoopadviseur concludeert hij dat het succes van e-factureren in hoge mate afhangt van draagvlak in de organisatie en goede relaties met leveranciers. "E-factureren krijg je alleen samen van de grond", aldus Van Duin.

Beeld: Niels Vader, provincie Zeeland

Al 38 jaar werkt Van Duin bij de provincie Zeeland. Hij heeft alle geledingen van de organisatie leren kennen. Begonnen als hefbrugbediende in de jaren tachtig, bleef hij altijd studeren en bijleren en kreeg hij steeds nieuwe functies in de provincieorganisatie. Als netwerker van nature, legt hij relaties binnen en buiten de organisatie. Dat helpt hem als inkoopadviseur ook bij het benutten van de voordelen van e-factureren. Van Duin: "Met samenwerken en persoonlijk contact maak je van e-factureren een succes, is mijn overtuiging, zowel intern als met je leveranciers."

E-factureren provincie Zeeland

"Eind 2014 hoorden we vrij plotseling dat de stekker uit ons inkoopsysteem zou worden getrokken. Toen hebben we samen met softwareleverancier Proactis in drie maanden tijd een nieuw bestelsysteem geïmplementeerd. Zo ontstond een goede samenwerking en deden we als provincie veel ervaring op met het inrichten van ons digitale inkoopproces, inclusief e-factureren. We hebben er toen voor gekozen vanuit ons centrale inkoopplatform een directe relatie te leggen tussen inkooporders en e-facturen. Die koppeling levert een efficiëntere bedrijfsvoering op en ook nog eens betere managementinformatie."

Samenwerking met softwareleverancier

De provincie Zeeland zet vol in op digitale inkoop. Bijvoorbeeld door binnenkomende e-facturen die niet helemaal voldoen te corrigeren, zodat ze wel verwerkt kunnen worden. Dit gebeurt met de UBL-configurator. "Je zegt dan eigenlijk: veld A van deze e-factuur, moet gelezen worden als veld B", licht Van Duin toe. Als dat gedaan is, gaat de verwerking voortaan foutloos en automatisch. "De UBL-configurator is een voorbeeld van de samenwerking met onze softwareleverancier. Als die met je meedenkt, kom je tot een hele goede procesindeling en een soepele factuurverwerking."

Investeren in externe samenwerking

Behalve in een goede samenwerking met de softwareleverancier, investeert Van Duin ook in goede relaties met de bedrijven die via het inkoopplatform aan de provincie Zeeland leveren. De provincie komt hun tegemoet door e-facturen die niet volledig voldoen te corrigeren, al zijn daar wel grenzen aan. Voor e-facturen is bovendien de betaaltermijn afgeschaft. "Een cateraar die op maandag broodjes levert, heeft zijn geld op vrijdag", aldus Van Duin. "Dat is een positief punt voor de liquiditeit van ondernemers, zeker voor de kleinere." De provincie geeft haar leveranciers zo iets terug in ruil voor efficiëntere bedrijfsvoering.

Intern draagvlak scheppen

Bij de overstap op e-factureren is ook intern draagvlak heel belangrijk, heeft Van Duin gemerkt. "Verwacht niet dat het vanzelf gaat lopen", zegt hij. "Dat gebeurt niet." Bij de provincie is er daarom voor gekozen het nieuwe systeem langzaam in de organisatie te verspreiden. "Ik heb bijvoorbeeld eerst mijn directe collega's van inkoop benaderd, goede instructies gegeven en om aanbevelingen gevraagd voor de verdere implementatie. Op het moment dat het met hen goed draaide, zijn we naar de volgende afdeling gegaan, toen de naar de derde en zo verder", vertelt Van Duin.

Peppol bereikbaarder maken

Bij de provincie Zeeland sturen leveranciers hun e-facturen naar een speciaal daarvoor ingerichte e-facturatieportal of naar de centrale mailbox van de provincie. "Daarna wordt de factuur binnen ons systeem verwerkt en vervolgens komt deze in onze boekhouding terecht", vertelt Van Duin. Voor deze manier van werken bestaat al enige tijd een alternatief: het beveiligde Peppol-netwerk. "De kosten van Peppol zijn voor veel kleinere bedrijven echter nog te hoog", aldus Van Duin. "Voor hen is het nu nog te omslachtig en te duur om over te stappen, dus ik denk daar bij softwareleveranciers echt aandacht voor nodig is."

Standaard nodig voor e-facturen

Voor e-factureren via Peppol is standaardisering van de factuuropmaak meer noodzakelijk dan ooit, aldus Van Duin. Er is wel een standaard, de NLCIUS, maar naar zijn stellige indruk houden softwareleveranciers zich nog niet aan die standaard. "Als ik van drie bedrijven e-facturen ontvang, geef ik je op een briefje dat hun facturen allemaal een andere indeling hebben. Daarom gebruiken wij ook de UBL-configurator. Daarmee los je dat probleem tot op zekere hoogte op, maar het zou natuurlijk veel mooier zijn als alle e-facturen aan dezelfde standaard voldoen." Daarover praat Van Duin dan ook mee in de NMBF-werkgroep compliancy.

Werkgroep compliancy NMBF

Een van de punten die Van Duin in de werkgroep naar voren heeft gebracht, is dat het voor leveranciers gemakkelijker moet zijn om met behulp van hun softwareleverancier hun factuuropmaak te testen. "Een makkelijk toegankelijke  website waar men de  e-facturen kan  valideren. Zodra dit goed geregeld is, denk ik dat het ook duidelijker gecommuniceerd moet worden." Daarbij zou de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) een voortrekkersrol kunnen spelen, meent Van Duin. "Zo'n testomgeving die bij alle softwareleveranciers bekend is, is heel erg belangrijk", meent hij.