'Rotterdam wil e-facturatie gebruiken zoals het bedoeld is'

Als coördinator digitalisering bij de afdeling accounting van de gemeente Rotterdam, is Maikel Ossewaarde nauw betrokken bij de invoering van e-factureren. 'We hebben sinds 2014 kleinschalig ervaring opgedaan met e-facturatie', vertelt hij. 'Nu er een speciaal aansluitteam is voor leveranciers, groeit het hard. In 2022 willen we dat 75 procent van de inkomende facturen elektronisch is.'

Toen Ossewaarde nog teamleider accounting was, maakte hij er een sport van om met zijn collega's zo nu en dan leveranciers de voordelen van e-factureren uit te leggen. Het doel was om uit te proberen wat de voordelen van e-facturatie zijn en om leveranciers te laten overschakelen op deze wijze van factureren. Op die manier deden hij en zijn collega's veel praktijkervaring op met e-facturatie en bouwden ze als gemeentelijke afdeling accounting ook veel kennis op. 'Ik wil zelf het nodige weten van e-facturatie, om het goed in te kunnen richten', aldus Ossewaarde.

Innovatie en digitalisering

'E-facturatie is de toekomst. Vanuit die innovatieve gedachte hebben we ons als team verdiept in e-factureren en heb ik in de organisatie voorgesteld onze inspanningen te intensiveren. Dit past ook goed binnen de Rotterdamse digitaliseringsagenda', vertelt Ossewaarde. Rotterdam is een innovatieve gemeente, waar digitalisering en vooroplopen gewaardeerd worden, stelt hij. 'Onder andere dat maakt dat we in Rotterdam e-facturatie willen gebruiken zoals het bedoeld is.' Met dit laatste wil Ossewaarde benadrukken dat de verwerking van e-facturen in Rotterdam echt honderd procent automatisch gaat, zodat de voordelen volledig worden benut.

E-facturatie 'light' vermijden

Wat Ossewaarde wil vermijden, is wat hij e-facturatie 'light' noemt: wel e-facturen ontvangen als organisatie of bedrijf, maar deze nog gedeeltelijk met de hand verwerken. 'Er zijn organisaties die weliswaar e-facturen ontvangen, maar zich daarbij beperken tot de header van de factuur. Koppelen aan een inkooporder bijvoorbeeld doen ze dan handmatig, op basis van de pdf die ook meegestuurd wordt. Wij willen dat de koppeling aan een inkooporder en kostenplaats automatisch gebeurt.' Alleen op die manier kan je handmatig werk echt overbodig maken, aldus Ossewaarde.

Foutloze e-facturen nodig

Juist door die focus op honderd procent automatische verwerking, loopt Ossewaarde er weleens tegenaan dat leveranciers verbaasd zijn dat hun e-facturen in Rotterdam niet meteen goed doorkomen, terwijl dit bij andere organisaties wel probleemloos lukt. 'Ik weet dan dat zo'n organisatie waarschijnlijk nog veel met de hand doet, waardoor de leverancier de indruk krijgt dat zijn e-facturen foutloos zijn', vertelt hij. E-facturen echt volledig automatisch verwerken, vereist echter dat de opmaak en de inhoud van een e-factuur helemaal kloppen, weet Ossewaarde uit ervaring.

Aansluitteam helpt leveranciers

Om leveranciers van de gemeente Rotterdam zo goed mogelijk te helpen met e-facturatie, is begin 2021 een aansluitteam opgericht. 'Het enige wat dit team doet is leveranciers proactief benaderen en aansluiten op ons e-facturatieproces', vertelt Ossewaarde. Hiermee krijgen leveranciers maximale ondersteuning - hun reacties zijn lovend - en kan Rotterdam gericht werken aan de doelstellingen voor e-facturatie die de gemeente heeft. 'We zitten nu op een kleine zestig procent e-facturen. Ik verwacht dat we in 2022 de stap kunnen gaan maken naar 75 tot tachtig procent van de binnenkomende facturen', zegt Ossewaarde.

Webinars voor leveranciers

Het Rotterdamse aansluitteam heeft dit jaar een aantal keer een webinar georganiseerd voor leveranciers die nog niet waren aangesloten op het e-facturatieproces van de gemeente. Ossewaarde: 'Daarin hebben we ze op een heel laagdrempelige manier meegenomen in wat e-factureren is, zonder al te veel technische details. Wij laten dan zien hoe simpel het kan zijn. De reacties waren positief, dus we gaan dit vaker doen.' Wat hem opviel tijdens de webinars is dat sommige leveranciers al e-facturen kunnen versturen, maar nog niet weten dat hun boekhoudpakket hier klaar voor is, vertelt Ossewaarde.

Verbeterpunt: inhoud e-facturen

Ossewaarde heeft ook een verbeterpunt voor het e-facturatienetwerk: 'Het gebeurt bij ons regelmatig dat de structuur van een e-factuur die we ontvangen wel klopt, maar de inhoud niet', vertelt hij. 'In een factuurveld waar bijvoorbeeld alleen een numerieke waarde mag staan, staan dan ook andere tekens. Dan kan je hem niet automatisch verwerken. Dat soort foutieve facturen kan je wel gewoon versturen en ontvangen. Dat is wel een verbeterpunt. In het e-facturatieproces zou daarop ergens een check moeten zitten. Op het Peppol-netwerk is die check er in theorie wel, maar in de praktijk gaat het nog weleens mis.'

Kennis delen en oplossingen zoeken

'Als gemeentelijke afdeling accounting hebben wij inmiddels heel veel kennis opgedaan over e-facturatie', vertelt Ossewaarde. 'We zoeken het zelf echt uit als er iets fout gaat. Dat laten we niet alleen over aan de softwareleverancier of serviceprovider. We kijken waar het verkeerd gaat in de inkoopketen, als het niet lekker loopt. Als leveranciers er niet uitkomen met hun e-facturen aan ons, proberen wij dat echt op te lossen met hen. Desnoods schakelen wij zelf met hun softwareleverancier of serviceprovider. Daar zijn we heel gedreven in.' Het resultaat van deze kennisopbouw is dat collega-gemeenten regelmatig te rade gaan bij Ossewaarde en zijn collega's, omdat zij nieuwsgierig zijn naar de proactieve Rotterdamse aanpak.