'Profiteren van e-factureren? Pak leveranciers-onboarding goed aan'
E-factureren groeit hard in Nederland, ziet Jaap Jan Nienhuis als expert e-procurement. Die groei zit nu nog vooral bij (semi)overheden die e-facturen vragen van hun leveranciers. Ook als bedrijf kan je de voordelen van e-factureren benutten, volgens Nienhuis, als je onboarding goed aanpakt. Daarvoor heeft hij een aantal tips. 'Het belangrijkste is om te denken vanuit de hele inkoopketen', vertelt hij.
Nienhuis heeft al meer dan een decennium ervaring met e-factureren. In 2011 hielp hij het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) al na te denken over hoe bedrijven, overheden en andere organisaties effectiever om zouden kunnen gaan met hun facturenstroom. Hij stond mede aan de wieg van de steeds meer gebruikte Peppol-standaard voor e-factureren en het uitwisselen van zakelijke gegevens. Bij zijn huidige werkgever Tradeinterop werkt hij aan de missie die zijn hart heeft: elk bedrijf in Nederland op een eenvoudige manier laten e-factureren en in de toekomst ook laten profiteren van e-orderen.
Ook bedrijven laten profiteren van e-factureren
E-factureren groeit nu hard bij (semi)overheden, maar dit komt vooral door de verplichting die voor hen geldt op basis van een Europese richtlijn, legt Nienhuis uit. 'Als de adoptie van e-factureren voortkomt uit een verplichting, is dat geen goed teken', zegt hij. 'Dan hebben we iets gemaakt dat niet gemakkelijk genoeg is voor de markt.' Om ook bedrijven meer te laten profiteren van e-factureren, heeft hij een aantal tips en adviezen over onboarding, dit is de manier waarop grotere organisaties hun leveranciers vragen over te stappen op e-factureren. Daarnaast mag e-factureren vanuit administratieve software, zoals boekhoud- en ERP-pakketten, nog wel wat gemakkelijker worden, vindt Nienhuis.
Succesvol onboarden: focus op leveranciers
Als grotere organisaties hun leveranciers vragen over te stappen op e-factureren, wordt dat onboarden genoemd. Dit proces zou aanmerkelijk beter verlopen als de focus meer op de leveranciers zou komen te liggen, aldus Nienhuis. 'Veel organisaties optimaliseren enkel hun eigen processen en systemen', zegt hij. 'Dit leidt ertoe dat leveranciers te maken krijgen met verschillende eisen van verschillende organisaties. In plaats daarvan kan je als organisatie beter redeneren vanuit de keten: hoe kan ik mijn leveranciers helpen om zo kosteneffectief mogelijk de overstap naar e-factureren te maken? Dit vraagt een andere kijk op het onboarding-proces.'
Tips voor leveranciersvriendelijk onboarden
Nienhuis ziet veel organisaties worstelen met leveranciers-onboarding en heeft een aantal adviezen: 'Besteed leveranciers-onboarding niet volledig uit. De communicatie met leveranciers en het optimaliseren van factuurstromen is een proces dat nooit helemaal klaar is. Zorg dat je als organisatie zelf onboarding-specialisten hebt die weten waar je leveranciers tegenaan lopen, wat hun mogelijkheden zijn en welke manier van aansluiten het beste bij hen past.' Hoewel Nienhuis dus adviseert zelf de regie te houden over het onboarding-proces, ziet hij ook een rol voor ondersteuning door dienstverleners. 'Deze ondersteuning kan bestaan uit training en opleiding en het bieden van tools voor leveranciersaansluiting', zegt hij.
In gesprek blijven met leveranciers
'Bepaal ook van tevoren hoe je omgaat met leveranciers die nog niet via Peppol kunnen e-factureren. Beslis hoe je die helpt bij hun overstap op e-factureren en welke alternatieve kanalen je hun kunt bieden', zegt Nienhuis. 'En als leveranciers niet kunnen voldoen aan de factuureisen van je organisatie, kies dan liever voor een e-factuur die verrijkt moet worden dan een pdf-factuur. Anders kan je die leveranciers niet onboarden en blijven ze pdf-facturen sturen. Het is beter een niet-optimale e-factuur te verwerken en ontbrekende data handmatig of geautomatiseerd toe te voegen.' Tenslotte geeft Nienhuis het advies om na het onboarden van een leverancier afspraken te blijven maken over de aanlevering van extra data voor de optimalisering van je factuurstroom. 'Dat is een continu proces dat het beste door je eigen onboarding-team gedaan kan worden.'
Sleutelrol ERP-pakketten
Naast een andere kijk op onboarding, ziet Nienhuis een belangrijke rol weggelegd voor boekhoud- en ERP-pakketten. 'We hebben in Nederland zo'n driehonderd ERP-pakketten, die gebruikt worden van het mkb tot bij de grote corporates. Die zouden allemaal Peppol-connectiviteit moeten hebben', stelt Nienhuis. Dit biedt namelijk de mogelijkheid om de overstap op e-factureren te laten plaatsvinden zonder dat gebruikers daar iets extra's voor hoeven te doen, licht hij toe. Via auto-discovery, ook wel Peppolfirst genoemd, kan de ERP-software dan namelijk nagaan of de ontvanger van een factuur is aangesloten op Peppol. Als dat zo is, krijgt een e-factuur via Peppol automatisch prioriteit boven andere manieren van verzenden.
Stimulerende rol overheid
'Er zijn op dit moment nog teveel grote boekhoud- en ERP-pakketten waar Peppol niet standaard in zit, laat staan de auto-discovery van Peppol', aldus Nienhuis. 'Ik zou het een heel goed idee vinden als de Rijksoverheid eens met softwaremakers om tafel zou gaan om te horen wat hiervan de reden is. Mogelijk kan voorlichting hierin een verschil maken. De overheid kan daarin een belangrijke rol spelen.' Ook gemeenten zouden een voortrekkersrol kunnen spelen bij het onboarden van hun leveranciers, meent Nienhuis. 'Als gemeenten het eens zouden zijn over de gegevens die zij op hun e-facturen willen, zou dat een belangrijke stap vooruit zijn', zegt hij. 'Ook hier geldt: focus op leveranciers en de gehele inkoopketen, niet uitsluitend op de optimalisatie van je eigen inkoopproces. Dan kunnen we flinke stappen vooruit zetten.'
Interview en tekst: Remon Scheinhardt