'Informeer als overheid bedrijven actief over e-facturatie'
Peter Bex heeft onderzoek gedaan naar hoe het gaat met e-facturatie en e-procurement in Nederland. Hij deed dit op verzoek van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). 'Er is een goede start gemaakt', concludeert hij, 'maar veel potentieel blijft nog onbenut.' Hij en zijn medeonderzoekers hebben daarom ook adviezen voor het ministerie. Het belangrijkste: informeer bedrijven actief.
Als consultant brengt Bex geregeld advies uit aan de overheid over beleidsontwikkeling, regelgeving en de implementatie daarvan. Hij is een van de auteurs van de Quick Scan MKBA e-facturatie en e-procurement. In dit onderzoek laten Bex en zijn medeonderzoekers zien hoe groot het besparingspotentieel van e-facturatie en e-procurement is in Nederland. Ook adviseren zij hun opdrachtgever over hoe de Nederlandse overheid e-facturatie en e-procurement verder kan faciliteren en stimuleren.
Minder regeldruk voor bedrijven
'In potentie leveren e-facturatie en zeker ook e-procurement een flinke regeldrukvermindering op voor ondernemers', vertelt Bex. 'Uit onze berekeningen blijkt dat de overheid zo'n 78 miljoen euro kan besparen als zij volledig overstapt op elektronische factuurverwerking. In het bedrijfsleven kom je nog veel hoger uit, met een geschatte besparing van meer dan 3,5 miljard euro. Dit komt doordat het proces op een eenvoudiger manier wordt ingeregeld. In de factureringsworkflow veranderen echt dingen door e-factureren, het wordt eenvoudiger. Het bespaart tijd en kosten.'
Opzet onderzoek
'We hebben gekeken naar hoe het factureringsproces bij overheden en bedrijven op dit moment verloopt en dit vergeleken met de denkbeeldige situatie waarin het helemaal via e-facturen zou verlopen.' Om die vergelijking te kunnen maken, heeft Bex e-facturatie eerst gedefinieerd. Onder e-factureren verstaat hij uitsluitend het direct digitaal uitwisselen van factuurgegevens tussen administratieve systemen. Per e-mail een pdf-factuur of een bestand met factuurgegevens versturen is in deze definitie geen e-factureren, een e-factuur via het Peppol-netwerk versturen wel.
Huidige praktijk e-factureren
'Voor ons onderzoek zijn we in de praktijk gaan kijken hoe overheden, bedrijven en softwareleveranciers omgaan met e-factureren', vertelt Bex. 'Hoe doe je dat nou eigenlijk, e-factureren, wat zijn de succesfactoren en knelpunten? We hebben letterlijk op het scherm meegekeken in de systemen bij bedrijven en overheden naar hoe zij e-factureren aanpakken. Uit dit praktijkonderzoek hebben we een goed beeld gekregen van hoe het proces van e-factureren en e-procurement eruitziet. Op basis daarvan hebben we de kwalitatieve en kwantitatieve effecten ingeschat die ervan te verwachten zijn.'
Implementatie niet altijd eenvoudig
Bex vertelt dat de voordelen van e-factureren weliswaar groot zijn, in zijn eigen bedrijf hebben ze er ook ervaring mee, maar dat het wel even moeite kost om het te implementeren. 'Het is wel een hobbel die je moet nemen', zegt hij. 'Veranderen is moeilijk en op veel administraties is iedereen sinds jaar en dag gewend volgens een bepaald stramien te werken. Bovendien hebben veel softwarepakketten het gemakkelijk gemaakt om een pdf-factuur te genereren en te versturen. De ontvanger scant die factuur en verwerkt hem. Dan is de vraag: waarom moet dat nog sneller?'
Administratief werk verandert
Een andere niet te onderschatten factor bij de invoering van e-facturatie en e-procurement is dat sommige werkzaamheden niet meer nodig zijn. Bex: 'Als jij op de stoel zit van iemand die door een computer vervangen kan worden, dan zit je niet gemakkelijk.' Er verdwijnt lager geschoold werk, is zijn inschatting. 'Wij denken dat je van eenvoudige invoer van bonnen en facturen veel meer een controller wordt dan een administrateur. De kwaliteit van arbeid verbetert hierdoor en je moet gaan kijken of mensen in die ontwikkeling mee kunnen. Ik denk dat we goed moeten kijken hoe we ze op hun gemak kunnen stellen.'
Toekomstige stap: e-procurement
De overtreffende trap van e-facturatie is e-procurement, de digitalisering van de gehele inkoopketen, legt Bex uit. 'Hoe mooi zou het zijn als je een opdracht digitaal krijgt, de opdrachtgever aangeeft in hoeveel termijnen deze gefactureerd mag worden, wanneer de factuur ingediend moet zijn en wat erop moet staan. Als ik daar als leverancier mee akkoord ga, handelt mijn boekhoudsysteem het verder voor me af, want er is dan een digitale afspraak gemaakt, daar heb ik verder geen omkijken meer naar.'
Digitaal berichtenverkeer nodig
Door niet alleen facturen digitaal en geautomatiseerd af te handelen, maar het hele inkoopproces van begint tot eind, inclusief offertes en orders, is een nog grotere efficiencywinst haalbaar, met nog grotere kostenbesparingen, legt Bex uit. 'Het enige wat bij inkoopprocessen dan nog moet gebeuren is controleren of datgene waarvoor is betaald ook is geleverd, net zoals dat nu gebeurt. Aan de administratieve afhandeling hoef je vrijwel niets meer te doen.' Dit vraagt echter om een goed gedefinieerd digitaal berichtenverkeer en zover is het nog niet, benadrukt Bex.
Nog veel potentieel onbenut
'Met e-factureren en e-procurement is een goede start gemaakt, alleen is er nog veel potentieel onbenut', volgens Bex. Om dit potentieel te benutten, formuleren hij en zijn medeonderzoekers een aantal adviezen in hun quickscan. 'Wat ik het belangrijkste vind, is dat je bedrijven actief informeert over het hele proces. Als je voor de overheid werkt, maak het zichtbaar met business-cases, maak het zo concreet mogelijk. Ga na welke softwarepakketten veel worden gebruikt. Zorg dat je met die softwaremakers laat zien hoe het werkt. Laat niet iedereen het wiel opnieuw uitvinden.'
Overheid kan versnelling stimuleren
Bex vindt ook dat de overheid meer een voorbeeldfunctie zou kunnen vervullen, door niet alleen e-facturen te vragen van haar leveranciers, maar zelf ook e-factureren te versturen. 'Als bedrijf krijg je allerlei facturen van de overheid, waarom kan je die niet via Peppol ontvangen? Dan kan je ze zo verwerken. Daar zit echt een ontzettend groot potentieel in. Daarmee stimuleer je de markt voor dat traject. Als je facturen zo gemakkelijk van de overheid binnenkrijgt, ga je denken: dat wil ik ook van bedrijven op die manier. Dan krijg je een ontzettend grote versnelling.'
Interview en tekst: Remon Scheinhardt