Rabobank kiest voor e-facturen via Peppol
Rabobank wil efficiënter omgaan met de facturen die het bedrijf ontvangt van zijn duizenden leveranciers. E-factureren via Peppol is dan de beste optie, blijkt na het afwegen van een aantal scenario's. 'Vanaf de zomer van 2022 willen we in principe geen pdf-facturen per e-mail meer ontvangen', zegt Nicole Maas, Teamlead Financial Services & Operations.
Toen Maas zo'n drie jaar geleden begon bij Rabobank, wist zij dat de bank plannen maakte voor optimalisering van het factuurverwerkingsproces. Hoe dat precies vorm moest krijgen was nog niet duidelijk. De wens was om in elk geval de hoeveelheid handmatige arbeid bij het verwerken van facturen te verminderen. 'We hebben nu veel mensen en tijd nodig voor de 350.000 facturen die we jaarlijks ontvangen,' vertelt Maas, 'dus zijn we de pijnpunten in dat proces gaan analyseren.'
Projectmatige aanpak
In haar dagelijks werk als teamlead is Maas verantwoordelijk voor twee teams die de binnenkomende facturen bij de bank verwerken en vragen van leveranciers daarover beantwoorden. In haar tijdelijke rol als projectlead e-invoicing verbindt zij die praktijkervaring met de vernieuwing van het factuurproces waar Rabobank nu op inzet. 'Mijn rol in het project is mensen met de juiste expertise samen te brengen. Daarnaast houd ik in de gaten hoe het project in de praktijk uitpakt', licht zij toe.
Factuurproces optimaliseren
Hoewel Rabobank zichzelf beschouwt als een bedrijf dat leveranciers snel betaalt, kan het factuurverwerkingsproces toch nog een stuk sneller, aldus Maas. 'We zien dat we best veel handmatige toevoegingen en correcties doen bij de facturen die we ontvangen', zegt zij. 'Als er daardoor veel mensen bij de verwerking van een factuur betrokken zijn, is het risico op fouten groot. We hebben bekeken of we het bestaande proces verder konden automatiseren, maar zagen daarin onvoldoende ruimte voor echt grote verbeteringen.' Dat is het moment waarop Peppol als standaard in beeld kwam bij het Rabobank-team.
Keuze voor Peppol
De Rabobank was op zoek naar een standaard die duidelijkheid schept over de gegevens die vereist zijn voor succesvolle automatische verwerking van een factuur. Peppol biedt die standaard, vertelt Maas. 'Ook hebben we natuurlijk gekeken naar wat er in de markt gebeurt. Daar zie je de opmars van elektronisch factureren en Peppol, dus dat zijn we gaan verkennen', zegt zij. 'Peppol zorgt voor uniformiteit en standaardisatie en het is een goede basis voor verdere automatisering van je factuurproces. Bovendien is het een veilige manier van factuurgegevens verzenden.'
Overgangsfase naar e-factureren
'Op dit moment zitten we nog volop in de transitie naar e-factureren. Tijdens een proof of concept met vijf leveranciers hebben we eerst gekeken hoe e-factureren via Peppol in de praktijk functioneert. Daardoor weten we wat het van ons en onze leveranciers vraagt', zegt Maas. 'Vervolgens hebben we onze leveranciers in groepen verdeeld, om ze gespreid in de tijd te kunnen benaderen. Met hele grote leveranciers gaan we in gesprek, in sommige gevallen doen onze contract- en accountmanagers dit. Kleinere leveranciers bieden we informatie, handleidingen, chatbot Billy en als het nodig is persoonlijke ondersteuning van ons of onze partner TIE Kinetix.'
Geen pdf-facturen meer
'Per 1 juni 2022 willen we in principe alleen nog e-facturen ontvangen. Dit kan rechtstreeks via Peppol of via ons factuurportaal, voor leveranciers die zelf geen Peppol-aansluiting hebben. Met de verwerking van pdf-facturen per e-mail willen we vanaf dat moment dus gaan stoppen', aldus Maas. 'We werken echt toe naar uitsluitend e-factureren, omdat we geloven dat dit het beste is, zowel voor onszelf als onze leveranciers. Wij kunnen ons factuurproces stroomlijnen, terwijl leveranciers meer zekerheid en duidelijkheid krijgen over de verwerking van hun factuur, bijvoorbeeld met een digitale ontvangstbevestiging of ander bericht.'
Voordelen voor leveranciers
Behalve zekerheid en duidelijkheid, biedt e-factureren leveranciers ook efficiëntere verwerking en betaling van hun factuur. Maas: 'Waar het nu vaak niet goed gaat, is bij de informatie die nodig is om een factuur te betalen. Als er informatie ontbreekt, komen we daar pas achter als de factuur is ingediend en in behandeling is. Die factuur gaat dan terug naar de leverancier. Het gebeurt ook dat de budgethouder een factuur afkeurt wegens onjuiste of onvolledige factuurgegevens. Het voordeel van e-factureren is dat je dit direct aan het begin van het factuurproces kunt voorkomen, met een melding aan de verzender van de factuur.' Het is de optelsom van dit soort voordelen die maakt dat Maas verwacht dat het gebruik van Peppol alleen maar toe gaat nemen.
Interview en tekst: Remon Scheinhardt