Richting e-procurement in vier stappen

Stap 1: E-factureren

De eerste stap is voor elkaar krijgen dat alle overheden, bedrijven en organisaties standaard gebruik gaan maken van e-factureren. Volgens het NMBF is de stand van zaken bij e-factureren op dit moment als volgt:

• Business-to-Government
  Alle overheden zijn technisch in staat om e-facturen te ontvangen, maar dat betekent niet dat zij dit ook massaal doen. Hier ligt nog een uitdaging.
• Government-to-business
  Vrijwel geen enkele overheidsorganisatie verstuurt e-facturen aan haar zakenpartners. Bovendien zijn er nog steeds overheidsorganisaties die niet in staat zijn om e-facturen te versturen. Daarom is het belangrijk dat de Nederlandse overheid inzet op het technisch mogelijk maken van het versturen van e-facturen. Daarbij hoort ook het identificeren van berichten (bijvoorbeeld aanslagen) die geschikt zijn om als e-factuur te verzenden en het daadwerkelijk daarmee starten.
• Business-to-Business
  Het grootste potentieel voor e-factureren en e-procurement ligt bij het bedrijfsleven. Veel van dit potentieel blijft op dit moment nog onbenut.

Het NMBF constateert dat de rol van de overheid bestaat uit zorgen voor een betrouwbare en veilige infrastructuur voor e-factureren. Daarnaast is het NMBF van mening dat met name de koepelorganisaties, sectorvertegenwoordigers, softwareleveranciers van e-facturatie-oplossingen en het bedrijfsleven zelf verantwoordelijk zijn voor het gebruik van e-facturen en promoten van de voordelen hiervan.

Stap 2: Open standaarden voor e-procurement ontwikkelen

Binnen het Europese standaardisatieorgaan CEN is de basis gelegd voor standaarden voor de meeste berichtsoorten die bij e-procurement nodig zijn. Deze worden nu in een Technisch Comité verder uitgewerkt tot een Europese Norm die gepubliceerd kan worden. Nederland wil hier een actieve bijdrage aan leveren.

Stap 3: Open standaarden implementeren in softwarepakketten

Net zoals succesvol is gedaan bij e-factureren, is het nodig dat leveranciers van financiële- en inkoopsoftware investeren in applicaties die kunnen werken met gestructureerde e-procurement-berichten. Ook is vereist dat deze software werkt met een digitale infrastructuur voor e-procurement.

Hierbij kunnen Europese subsidies, zoals de Connecting Europe Facility (CEF)-subsidies, als vliegwiel dienen om dit soort e-procurement-oplossingen door de markt te laten bouwen, zonder dat deze het volledige ondernemersrisico hoeft te dragen.

Stap 4: Heldere en eenduidige voorlichting over e-procurement

Zodra de berichtstandaarden voor e-procurement zijn gepubliceerd, is het nodig om softwareontwikkelaars ervan te overtuigen om de standaarden in hun software in te bouwen. Ook is het nodig gebruikers (inkopende en verkopende organisaties) bewust te maken van de voordelen van e-procurement, zodat ze hun softwareleveranciers erom gaan vragen en e-procurement gaan gebruiken zodra dat mogelijk is.