'Dit moment is een gouden kans voor e-factureren'

Gerard Bottemanne ziet als ICT- en accountingspecialist in Nederland momentum ontstaan rond e-factureren. Als eigenaar van onderzoeksbureau GBNED spant hij zich bovendien in om het gebruik van e-factureren te stimuleren. Zo heeft hij in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK) met enkele softwareleveranciers en serviceproviders de kopgroep e-retour gevormd, om de voordelen van statusberichten bij e-facturen te laten zien.

Halverwege de jaren zeventig zag Bottemanne voor het eerst de kracht van automatisering. Bij de touroperator waar hij toen werkte belden mensen op om een reis te boeken of ze kwamen persoonlijk langs. Op de achtergrond verliep hun vluchtreservering vervolgens echter razendsnel en foutloos via een geautomatiseerd boekingssysteem. Dat maakte indruk. "Alles wat je elektronisch doorgeeft gaat niet fout en het gaat snel", concludeerde Bottemanne. Zijn fascinatie voor dat soort efficiëntie is gebleven en motiveert hem om e-factureren in Nederland naar een hoger plan te brengen.

Van pdf naar elektronische factuur

"We doen van alles digitaal, steeds meer, maar als het om facturen gaat, maken we een pdf of we printen de factuur op papier", zegt Bottemanne. "Die factuur gaat op de post of we versturen hem per e-mail en dan gaat de ontvanger de gegevens in zijn boekhoudsysteem zitten overnemen. Dat heb ik altijd een beetje onzinnig gevonden. Terwijl we praten over artificial intelligence en business intelligence, werken we bij facturen met Optical Character Recognition (OCR) in een poging de pdf of geprinte factuur automatisch te lezen en te verwerken. Een succespercentage van tachtig procent vinden we dan hoog, de resterende twintig procent verwerken we handmatig. E-factureren is dan echt een grote stap vooruit."

Elektronisch factureren via Peppol

De voordelen van e-factureren zijn talrijk: snelheid, lagere kosten, minder fouten, veilige verzending, geen spookfacturen. Om deze voordelen te benutten is het gebruik van één standaardformaat voor e-facturen cruciaal, benadrukt Bottemanne. "Je ziet dat we in Nederland nu op een punt komen dat steeds meer organisaties kiezen voor Peppol BIS V3. Dat lijkt de algemeen geaccepteerde standaard te worden", vertelt hij. Bovendien is het beveiligde Peppol-netwerk beschikbaar voor het verzenden van e-facturen, met de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) als toezichthouder, facilitator en aanjager. Dit maakt dat e-factureren steeds toegankelijker wordt.

E-factureren in stroomversnelling

"E-factureren komt nu in een stroomversnelling", aldus Bottemanne Grote bedrijven als KPN en PostNL beginnen het te omarmen en heel veel overheidsorganisaties, Rijkswaterstaat en de provincie Zeeland bijvoorbeeld, zijn er al ontzettend ver mee." Als Peppol BIS V3 inderdaad de standaard wordt in Nederland, gaat Bottemanne softwareleveranciers stimuleren om Peppol BIS V3 in hun boekhoud- en ERP-software in te bouwen. Dat doet hij door op UBL-ketentest, zijn vergelijkingswebsite voor administratieve software, nieuwe eisen op te nemen voor de vermelding van boekhoud- en ERP-pakketten.

Softwareleveranciers stimuleren

"Van de ongeveer 130 leveranciers van boekhoud- en ERP-software in Nederland die een of meer standaarden voor e-factureren ondersteunen, biedt slechts een handvol ondersteuning voor e-factureren via Peppol", vertelt Bottemanne. "Voor een toekomstige vermelding op UBL-ketentest ga ik softwareleveranciers daarom vragen de nieuwe Peppol BIS V3-standaard te implementeren, aansluiting op het Peppol-netwerk te bieden en e-retourberichten te ondersteunen." De laatstgenoemde e-retourberichten zijn geautomatiseerde statusupdates via het Peppol-netwerk die veel extra voordelen bieden in het factuurproces.

E-retourberichten maken factuurproces transparant

Met e-retourberichten kunnen afnemers hun leveranciers via automatische updates informeren over de status van een factuur tijdens de verwerking. Daardoor kan je als leverancier bijvoorbeeld een ontvangstbevestiging krijgen en een melding wanneer je factuur is goedgekeurd door de afnemer. Bottemanne: "Dat is een lekker gevoel, want dan weet je dat de factuur betaald gaat worden en er geen fouten of misverstanden zijn bij de verwerking. Als er wel een fout is, kan je die bovendien meteen herstellen." Deze voordelen bieden andere manieren van factureren gewoonweg niet, aldus Bottemanne. "Het factuurproces wordt eenvoudiger en transparanter, zonder eindeloos facturen nabellen, zoals nu bij sommige organisaties nog gebeurt."

Kopgroep e-retour

"Technisch zijn e-retourberichten via Peppol al twee jaar mogelijk. Alleen hebben softwareleveranciers het nog nauwelijks geïmplementeerd. Daarom ben ik dit met een groepje leveranciers aan het uitproberen, om aan de markt te laten zien dat het werkt", zegt Bottemanne. "Het is een project dat we doen in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). We creëren een kopgroep van softwareleveranciers en Peppol-serviceproviders die e-factureren met e-retourberichten implementeert. eVerbinding, Exact, Informer, Kleisteen, Lucom, Storecove, TIE Kinetix en Zenvoices doen mee en de NPa kijkt geïnteresseerd mee met het project."

Actief aanbieden

"Ik hoop natuurlijk dat softwareleveranciers e-factureren met e-retourberichten ook actief gaan aanbieden", licht Bottemanne toe. "Soms zijn ze daar wat afwachtend mee, maar bijvoorbeeld Exact en TIE Kinetix hebben al bekendgemaakt dat ze e-retourberichten ondersteunen en wat de voordelen zijn. Zo raakt het bekend in de markt en ontstaat er vraag naar." Verder zou Bottemanne graag zien dat branche- en beroepsorganisaties hun leden actiever wijzen op de voordelen die met e-factureren zijn te behalen. Hij is verbaasd dat bijvoorbeeld MKB-Nederland of VNO-NCW hier geen werk van maken. Ook de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) zou in zijn ogen veel meer een voortrekkersrol kunnen spelen.

Laagdrempeliger maken

Met zijn projecten, websites en publicaties geeft Bottemanne e-factureren zoveel stimulans als hij kan. Daarbij houdt hij voortdurend de eindgebruikers voor ogen. Voor hen kan e-factureren wat hem betreft niet laagdrempelig genoeg zijn. Bottemanne: "De kosten die softwareleveranciers rekenen voor e-factureren zijn soms nog hoog, maar ook het gebruiksgemak kan nog beter. Als e-factureren standaard aanstaat en ik als gebruiker weinig moeite hoef te doen om het te gebruiken, helpt dat natuurlijk enorm." Ook mist hij nog een platform voor eindgebruikers, vergelijkbaar met de Helpdesk e-factureren voor de overheid, maar dan gericht op het bedrijfsleven en andere niet-overheidsorganisaties. "Maar al met al zijn de omstandigheden voor e-factureren nog nooit zo gunstig geweest, dit moment is echt een gouden kans."