'Je krijgt van ons gratis hulp bij je e-facturen aan de Rijksoverheid'
Bij de Helpdesk e-factureren beantwoordt een gespecialiseerd team dagelijks vragen van ondernemers die een e-factuur aan de Rijksoverheid willen sturen. Davina Wielandt is hier als senior beleidsmedewerker bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) nauw bij betrokken. "Had ik jullie maar eerder gebeld, horen wij vaak van ondernemers die we helpen", vertelt zij.
Grote en kleine bedrijven, van zzp'ers tot multinationals, zijn voor het leveren van goederen of diensten aan de Rijksoverheid verplicht een elektronische factuur of e-factuur te sturen. De Helpdesk e-factureren is op verzoek van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) door RVO opgericht om ondernemers daarbij te helpen. Elke ondernemer kan gratis bij de helpdesk terecht met grote of kleine vragen over hoe je het beste een e-factuur aan de Rijksoverheid stuurt of een probleem daarmee oplost.
E-factuurwijzer gebruiken
"Een e-factuur versturen kan op verschillende manieren. Wat het meest passend is voor jou als ondernemer, hangt af van de grootte van je onderneming en het aantal facturen dat je verstuurt aan de Rijksoverheid", legt Wielandt uit. "Om dit keuzeproces zo gemakkelijk mogelijk te maken hebben we een online adviestool ontwikkeld, de e-Factuurwijzer. Je beantwoordt enkele vragen en je krijgt meteen uitleg en een advies dat je als pdf kan downloaden. Je weet dan welke manier van e-factureren het beste bij je past."
Vragen over e-factureren
"De vragen die we krijgen zijn heel erg divers", zegt Wielandt. "Ze variëren van 'Wat is een e-factuur?' tot 'Kunnen jullie ons vertellen hoe we ons e-orderingsysteem aansluiten op het systeem van het ministerie?' We helpen iedereen die contact met ons opneemt. Kijk om te beginnen op onze website, daar proberen we zo concreet en helder mogelijk vragen die we vaak krijgen te beantwoorden. Je kan ons ook bellen of e-mailen. Je hebt dan contact met ons team dat speciaal voor e-factureren is opgericht."
Neem contact op
Hoge klanttevredenheid
"We hebben onlangs de klanttevredenheid laten meten van ondernemers die ons bellen met een vraag. Daar kwam een score van 8,9 uit", aldus Wielandt. "We horen ook vaak van ondernemers dat ze eerder van ons bestaan af hadden willen weten. Dus we werken hard aan onze naamsbekendheid, om zo meer bedrijven te kunnen helpen. Daarnaast bereiden we onze dienstverlening uit. We werken aan een chatbot voor de website en willen volgend jaar een draaiboek e-factureren voor ondernemers publiceren."
Signaalfunctie aan beleidsmakers
De helpdesk is er in de eerste plaats voor het beantwoorden van ondernemersvragen over e-factureren aan de Rijksoverheid, maar heeft ook een signalerende functie. Wielandt: "Wij maken niet het beleid, maar we spreken wel heel veel ondernemers. Hun feedback, wensen en ervaringen geven wij door aan de beleidsmakers, bijvoorbeeld bij het ministerie van BZK, zodat die daar rekening mee kunnen houden."
Verbazing bij ondernemers
"Ondernemers zijn er nog weleens verbaasd over dat de Rijksoverheid hen verplicht e-facturen te sturen, maar dat zelf niet doet. Wij leggen dan uit dat e-factureren nog lang niet is uitontwikkeld en dat de Rijksoverheid er uiteindelijk volledig op wil overgaan, zowel bij het ontvangen als versturen van facturen. Je moet alleen ergens beginnen en voor nu is dat bij de ontvangst van e-facturen. Dit is echt een eerste stap", licht Wielandt toe.
E-factureren via Peppol
De helpdesk krijgt ook vragen over de wereldwijde Peppol-standaard die in opkomst is voor e-factureren. Wielandt: "Ondernemers denken nog niet altijd aan Peppol als een veilige, eenvoudige en betrouwbare manier om e-facturen te versturen. Ze zijn aangenaam verrast als blijkt dat Peppol door het ministerie van BZK en de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) actief ondersteund wordt en dus een toekomstbestendig systeem is."
Vragen over Peppol-aansluiting
"Ondernemers vragen ook regelmatig hoe ze erachter kunnen komen of anderen op Peppol zijn aangesloten", vertelt Wielandt. "Dan wijzen we ze op de Peppol Directory of nog handiger: hun eigen boekhoudsysteem. Als Peppol daarin geïntegreerd is, zie je vaak direct of je iemand een e-factuur via Peppol kan versturen. En last but not least, aansluiten op Peppol is eenvoudig via je softwareleverancier of een serviceprovider. De kosten voor het verzenden van een e-factuur via Peppol zijn dan niet anders dan voor andere vormen van e-facturatie."
Interview en tekst: Remon Scheinhardt