'Begin klein met e-factureren, het hoeft niet meteen groot'

Als consultant adviseert Nick van den Berg bedrijven en overheidsorganisaties over de optimalisatie van hun financiële processen. Als het om elektronisch factureren gaat, ziet hij dat veel organisaties zoekende zijn. Voor hen is zijn belangrijkste advies: 'Maak van e-facturatie niet gelijk een groot project. Je kan het ook kleinschalig opzetten en gecontroleerd uitrollen.'

Van den Berg werkt sinds iets meer dan een jaar als projectconsultant voor TriFinance. Zijn belangrijkste aandachtsgebied is e-facturatie. Zijn interesse daarvoor heeft hij in de afgelopen jaren ontwikkeld, bij providers van financiële en administratieve software waar hij voor heeft gewerkt. 'Ik merkte dat heel veel bedrijven wel iets willen met e-facturatie, maar niet goed weten waar ze moeten beginnen', zegt hij. Bij zijn huidige werkgever kan hij bedrijven en organisaties precies daarmee helpen, vanuit de positie van onafhankelijk consultant.

Bedrijven helpen met e-facturatie

E-facturatie loopt door allerlei financiële bedrijfsprocessen heen, of het nu gaat om orderverwerking, managementinformatie of inkoopprocessen, aldus Van den Berg. Daardoor biedt het kansen bij allerlei soorten procesoptimalisaties. 'Wij helpen bedrijven op allerlei manieren met de implementatie van e-facturatie. Dat varieert van ondersteuning bij afspraken maken met leveranciers, tot het toepassen van procesautomatisering, waarmee je de voordelen van e-facturatie maximaal kan benutten. Wij zetten daarbij maximaal in op kennisoverdracht, zodat bedrijven echt zelfstandig verder kunnen met e-facturatie.'

Eindgebruikers een stem geven

Dankzij de feedback die Van den Berg van klanten krijgt over e-facturatie, weet hij waar zij tegenaan lopen en wat zij nodig hebben. 'Daarom is mijn werkgever TriFinance ook lid geworden van het NMBF. Wij vinden dat de stem van de eindgebruikers best wat luider gehoord mag worden', zegt hij. 'Zij zijn tenslotte de belangrijkste factor bij het gebruik van e-facturatie en het vergroten van de adoptie ervan. Eindgebruikers zijn degenen die uiteindelijk e-facturen versturen en ontvangen. Dus hun ervaring telt.'

Klein beginnen met e-facturatie

'Wij leren onze klanten dat e-facturatie de nieuwe manier van factureren is en hoe ze er succesvol mee om kunnen gaan', vertelt Van den Berg. 'Ik vertel ze twee dingen: wees niet bang om te innoveren en begin klein, met een pilot bijvoorbeeld. E-facturatie hoeft niet gelijk een groot project te zijn waar het halve bedrijf bij betrokken is. Je kan ook kleinschalig beginnen en het dan gecontroleerd uitrollen.' Van den Berg raadt zijn klanten aan gewoon eens een paar e-facturen te versturen en met een paar leveranciers afspraken te maken over e-facturatie. 'Bepaal op basis van de uitkomsten je beleid voor e-facturatie,' adviseert hij.

'Als je klein begint, kan je ook twee factuurstromen naast elkaar gebruiken, e-facturatie en pdf-facturen', aldus Van den Berg. 'Als je leveranciers, klanten en medewerkers eraan gewend zijn, kan je volledig gaan overschakelen op e-facturatie. Daarbij kan ik alvast een ding vertellen: honderd procent e-facturen van je leveranciers gaat niet lukken. Je hebt altijd die bakker op de hoek die nog met de hand een bonnetje schrijft. Dat blijf je houden, tenzij er op zeker moment een verplichting tot e-factureren van de overheid komt.'

Realistische businesscase

Van de Berg benadrukt dat er niet altijd meteen winst is te behalen met e-factureren. Soms is het zo dat er in het eerste en tweede jaar geen positieve businesscase is. 'Het ligt eraan: als je met een leverancier die jou 18.000 facturen per jaar stuurt afspraken over e-factureren maakt, gaat het snel natuurlijk, maar zo is het niet altijd. Ik vertel klanten altijd om ook naar de langere termijn te kijken, dan is de businesscase vrijwel altijd positief. Tot die tijd is het vaak vooral een investering. Daar moet je realistisch over zijn.'

Onderzoek naar gemeenten

TriFinance heeft voor het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) onlangs onderzocht hoe de adoptie van e-factureren bij gemeenten is. 'Gemeenten hebben twee jaar geleden voldaan aan de verplichting om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Je ziet dat nog weinig gemeenten met hun leveranciers afspraken maken, om e-facturatie echt te gaan gebruiken.' Bij sommige gemeenten blijkt er aardig wat kennis over e-factureren, bij andere is die kennis er vrijwel niet. Dus dat is een punt van aandacht, net als afspraken met leveranciers over e-facturatie, aldus Van den Berg.

'De gemeente Rotterdam bijvoorbeeld, neemt leveranciers heel goed mee in het e-facturatieproces. Zij leggen uit hoe het werkt, waardoor het voor hun leveranciers gemakkelijker wordt om e-facturen te versturen', zegt Van den Berg. Dit is vergelijkbaar bij hoe op nationaal niveau de Helpdesk e-factureren leveranciers van de Rijksoverheid ondersteunt bij vragen over e-facturen. 'Als iedereen die e-facturen van zijn leveranciers wil krijgen dat soort ondersteuning geeft aan zijn leveranciers, geeft dat veel vertrouwen in het e-facturatieproces', schat Van den Berg in. 'Dan krijg je meer adoptie.'

Verplicht e-factureren

E-factureren wettelijk verplicht stellen, zoals in een aantal Europese landen is gebeurd, terwijl andere dit soort wetgeving voorbereiden, is een andere manier om de elektronische factuur gemeengoed te laten worden. 'In België praat men er nu over, Letland heeft het aangekondigd, Polen en Frankrijk gaan e-facturatie verplichten', aldus Van den Berg. 'In Nederland lijkt zo'n verplichting er nog niet direct aan te komen, maar ik denk dat de overheid best eens mag nadenken over hoe we e-facturatie en ook digitaal zakendoen in Nederland op de kaart zetten. Bedrijven zouden daar echt veel aan kunnen hebben.'

Innovatie aanjagen

'Ik vind dat wij als een van de meest innovatieve landen in de wereld niet achter kunnen blijven op dit gebied, anders zijn wij straks een van de weinige Europese landen waar facturen nog vooral pdf's zijn die per e-mail worden verstuurd', aldus Van den Berg. Er zijn landen die veel minder innovatief zijn dan Nederland, vindt hij, waar e-facturen wel al lang de normaalste zaak van de wereld zijn. Een verplichting kan volgens Van den Berg voor een impuls zorgen, zodat Nederland op dit terrein echt een innovatieve koploper kan zijn. 'Je kan als land echt iets moois neerzetten, waar ook het mkb optimaal van kan profiteren.'